Digitaler Posteingang
Struktur statt Papierstapel: Rechnungen, Verträge und andere Geschäftsdokumente erreichen Unternehmen per E-Mail, als PDF, per Post, über einen Scanner oder als Datei-Upload.
Wir führen diese Dokumente zentral zusammen, machen Inhalte durchsuchbar und schaffen einen nachvollziehbaren Prozess für Ablage, Bearbeitung und Freigabe.
Dokumentenprozesse besprechen
Ihre Vorteile auf einen Blick
Ein klar geregelter Dokumentenprozess reduziert Suchzeiten, doppelte Ablagen und unnötige Medienbrüche.
Zentral erfassen
Dokumente aus E-Mail, Scanner und Datei-Upload werden an einer Stelle zusammengeführt.
Schnell wiederfinden
Automatische Texterkennung und Volltextsuche machen auch gescannte Unterlagen durchsuchbar.
Digital bearbeiten
Weiterleitung, Ergänzung und Freigabe erfolgen mit transparenten Bearbeitungsständen.
Sicher betreiben
Zugriffsrechte, Datensicherung, Monitoring und laufende Betreuung werden mitgedacht.
So funktioniert der digitale Posteingang
- Eingehende Dokumente werden per E-Mail, Scanner oder Datei-Upload zentral erfasst.
- Eine automatische Texterkennung macht auch gescannte Dokumente durchsuchbar.
- Die Unterlagen werden nach Dokumentart, Absender, Kunde, Projekt, Vorgang oder Aufbewahrungsfrist geordnet.
- Mitarbeitende können Dokumente digital prüfen, ergänzen, weiterleiten und freigeben.
Passend zu Ihren Abläufen
Vor der Einführung klären wir gemeinsam:
- Welche Dokumente gehen über welche Wege ein?
- Wer muss sie prüfen, bearbeiten oder freigeben?
- Welche Ablagekriterien und Zugriffsrechte werden benötigt?
- Welche Aufbewahrungs- und Löschanforderungen bestehen?
- Wie werden Datensicherung und Wiederherstellung organisiert?
Für welche Unternehmen eignet sich die Lösung?
Ein digitaler Posteingang eignet sich insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen, Kanzleien, Praxen, Handwerksbetriebe, Verbände und andere Dienstleister, die regelmäßig Dokumente aus unterschiedlichen Quellen bearbeiten.
Die Einführung kann schrittweise erfolgen – beispielsweise zunächst für Eingangsrechnungen oder einen einzelnen Unternehmensbereich.
Betrieb und Betreuung aus einer Hand
Wir begleiten Sie von der Analyse über die Einrichtung bis zum laufenden Betrieb. Dazu können die Übernahme vorhandener Dokumente, Benutzer und Berechtigungen, Schulungen, Datensicherung, Aktualisierungen und technische Überwachung gehören.
Die Lösung kann in Ihrer eigenen IT-Umgebung oder als vollständig betreuter Dienst in einem deutschen Rechenzentrum bereitgestellt werden.
Vertrauen durch praktische Erfahrung
Wir verfügen über praktische Erfahrung bei der Einführung und Betreuung digitaler Dokumentenprozesse.
Dabei betrachten wir nicht nur die technische Lösung, sondern auch Ablagestrukturen, Berechtigungen, Datensicherung und die tägliche Arbeit der Anwender. Konkrete Kundenbeispiele veröffentlichen wir nach entsprechender Freigabe.
Jetzt unverbindlich beraten lassen
Gerne analysieren wir Ihre bestehende Dokumentenstruktur und zeigen Ihnen, wie ein digitaler Posteingang in Ihrem Unternehmen umgesetzt werden kann.
Beratungsgespräch vereinbaren